Một công cụ CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) được sử dụng để quản lý mối quan hệ khách hàng của các công ty. Để tối ưu hóa đáng kể các hành động được thực hiện bởi các nhóm bán hàng liên quan đến việc quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng, cũng như các cơ hội bán hàng, cần tuân thủ một số phương pháp hay nhất.
1- Điều chỉnh giao diện phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn
CRM của bạn nên phản ánh quy trình bán hàng của công ty bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng trước hết là xác định các giai đoạn trong quy trình của bạn, trước khi định cấu hình công cụ CRM của bạn cho phù hợp. Do đó, điều cần thiết là phải tùy chỉnh quy trình giao dịch, cho phép bạn hình dung kênh bán hàng của mình, để điều chỉnh nó cho phù hợp với nhóm của bạn.
Khi tùy chỉnh giao diện CRM của bạn, hãy đảm bảo chỉ nhắm mục tiêu các tính năng hữu ích cho nhóm của bạn và đảm bảo rằng các tính năng thiết yếu dễ truy cập. Trang tổng quan CRM của bạn nên được cá nhân hóa để mọi bộ phận trong doanh nghiệp của bạn đều có quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng có liên quan đến chúng (ví dụ: con số dự báo cho đại diện bán hàng).
2- Đảm bảo cập nhật dữ liệu khách hàng của bạn
Công cụ CRM cho phép bạn nhập và tập trung các địa chỉ liên hệ, khách hàng tiềm năng và giao dịch của mình. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu này từ tài liệu .csv. Sau đó, hãy đảm bảo rằng dữ liệu này là chính xác và được điền chính xác. Điều này đặc biệt liên quan đến các bản cập nhật, sau một cuộc hẹn, để sửa đổi các chi tiết liên hệ.
Đừng ngần ngại dọn dẹp cơ sở dữ liệu của bạn thường xuyên bằng cách xóa các liên hệ không hoạt động hoặc bằng cách lưu trữ dữ liệu. Lịch sử được điền chính xác là đảm bảo cho việc theo dõi hiệu quả và tạo khả năng cho nhân viên tiếp quản tệp khách hàng, đồng thời sở hữu thông tin cập nhật chính xác.
Bạn cũng nên thực hiện các điểm định kỳ với nhóm bán hàng của mình để biết dự án nào đang thực hiện, dự án nào mang tính thời sự và dự án nào đã hoàn thành.
3- Kết nối CRM của bạn với hộp thư của nhân viên
Đảm bảo kết nối CRM với email chuyên nghiệp của bạn (Gmail, Outlook hoặc Yahoo). Sau đó, CRM sẽ có thể truy cập trực tiếp từ hộp thư của bạn, cho phép bạn nhanh chóng cập nhật tệp của liên hệ hoặc thậm chí lên lịch một cuộc họp. Chương trình làm việc trên email của bạn cũng sẽ được liên kết với CRM của bạn, điều này sẽ cho phép bạn theo dõi tốt hơn các cuộc hẹn thực tế hoặc qua điện thoại với khách hàng và khách hàng tiềm năng.
4- Kết nối CRM của bạn với các ứng dụng hàng ngày khác của bạn
Chọn một CRM cho phép tích hợp với các công cụ khác nhau mà bạn sử dụng hàng ngày. Bạn sẽ có thể kết nối:
giải pháp gửi email của bạn (Mailjet, Sendinblue, Mailchimp, v.v.) để danh sách liên hệ được cập nhật tự động khi sửa đổi email được thực hiện trên CRM. nhắn tin tức thời của bạn (Nhóm, Slack, v.v.) để được thông báo về các khách hàng tiềm năng hoặc dự án mới. trang web thương mại điện tử của bạn để tự động bổ sung khách hàng tiềm năng trong CRM.
Những cách triển khai khác nhau này góp phần vào việc quản lý hiệu quả và giám sát tối ưu các hành động được thực hiện.
5- Tự động hóa các nhiệm vụ định kỳ và tốn thời gian
Việc tăng năng suất của đội bán hàng cũng liên quan đến việc tự động hóa một số công việc hàng ngày. Do đó, điều cần thiết là ưu tiên một CRM cung cấp tự động hóa việc gửi báo cáo hàng tháng, đặt lịch hẹn, tạo tệp liên hệ hoặc thậm chí ưu tiên các khách hàng tiềm năng. Tự động hóa nhiệm vụ là một công cụ tiết kiệm thời gian thực cho các nhóm.
6- Tạo và lưu các mẫu tài liệu
Một thực tiễn tốt khác giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quan hệ với khách hàng: tạo các mẫu tài liệu như báo giá, đề xuất thương mại hoặc hóa đơn. Sau khi được tùy chỉnh, các mẫu này có thể được lưu trong công cụ CRM của bạn và sẵn sàng sử dụng cho từng khách hàng mới.
