Microsoft Outlook lưu trữ email, nhiệm vụ và cuộc hẹn dưới dạng tệp PST hoặc OST. Cả hai đều làm cùng một công việc cơ bản. Tuy nhiên, có một số khác biệt quan trọng tùy thuộc vào việc bạn muốn sao lưu, khôi phục hay chuyển dữ liệu của mình.
Để giải thích sự khác biệt giữa tệp PST và OST, chúng tôi cần giải thích một chút về lịch sử công nghệ – cụ thể là sự khác biệt giữa giao thức email POP và IMAP. Dưới đây là một tổng quan ngắn gọn.
POP là gì?
Giao thức e-mail truyền thống được sử dụng cho các cuộc gọi điện thoại là Giao thức Bưu điện (POP). Phiên bản hiện tại của POP là phiên bản 3 (POP3).
POP đã tải tất cả email của bạn xuống máy khách rồi xóa chúng khỏi máy chủ thư theo mặc định. Điều này có nghĩa là chỉ có một bản sao của email trên máy tính. Bạn có thể định cấu hình POP để không xóa email khỏi máy chủ.
Tuy nhiên, vào thời đó, mọi người thường chỉ kiểm tra email của họ từ một máy tính, vì vậy thực sự không cần phải giữ bản sao thứ hai trên máy chủ.
Khi bạn sử dụng POP, mọi thay đổi được thực hiện đối với ứng dụng email của bạn sẽ không được phản ánh trên máy chủ email của bạn. Nếu bạn xóa một email trong ứng dụng email, sẽ không có gì xảy ra trên máy chủ email và ngược lại.
IMAP là gì?
Giao thức Truy cập Thư Internet (IMAP) là một giao thức hiện đại hơn để tải xuống bản sao của email từ máy chủ về máy khách. Mọi thay đổi được thực hiện trong ứng dụng e-mail đều được đồng bộ hóa với máy chủ. Nếu bạn xóa một email trên máy tính của mình, nó cũng sẽ bị xóa khỏi máy chủ email và ngược lại.
IMAP thích nghi hơn nhiều với thế giới hiện đại. Giờ đây, chúng tôi có quyền truy cập vào cùng một tài khoản email trên nhiều thiết bị và hầu hết mọi người đều có kết nối dữ liệu di động hoặc cáp quang và băng thông rộng “luôn bật”. Mọi thứ bạn làm với email của mình đều được đồng bộ hóa nếu bạn sử dụng IMAP.
Ví dụ: nếu bạn gửi email từ điện thoại của mình, bạn có thể xem trong thư mục “Đã gửi” trên máy tính bảng của mình và email bạn đã gửi cũng sẽ ở đó. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng IMAP trừ khi bạn có lý do cụ thể để sử dụng POP3.
Cũng lưu ý rằng Microsoft sử dụng API Nhắn tin (MAPI) thay vì IMAP cho các tài khoản email của mình. Mặc dù khác nhau nhưng cả MAPI và IMAP đều đồng bộ hóa email giữa máy khách và máy chủ email.
Tệp POP, IMAP, PST và OST
Nếu bạn có tài khoản POP, Outlook sẽ lưu trữ tất cả email và cuộc họp của bạn trong tệp bảng lưu trữ cá nhân (.pst). Tệp PST có thể được nhập vào Outlook. Điều này làm cho nó trở nên lý tưởng để chuyển email của bạn sang một máy tính mới hoặc tạo một bản sao lưu để lưu trong trường hợp máy tính của bạn gặp sự cố hoặc lỗi.
Cho đến Microsoft Outlook 2013, các tệp PST cũng được sử dụng cho tài khoản IMAP hoặc MAPI. Tuy nhiên, bắt đầu với Outlook 2016, máy khách lưu trữ tất cả email và cuộc họp từ tài khoản IMAP và MAPI trong tệp Bảng lưu trữ ngoại tuyến (.ost).
Các tệp OST sẽ tự động đồng bộ hóa với máy chủ email của bạn miễn là bạn được kết nối với internet. Tuy nhiên, không giống như tệp PST, bạn không thể nhập tệp OST vào Outlook – vì không cần thiết.
Nếu bạn đang thiết lập Outlook trên máy tính mới và kết nối với tài khoản email của mình qua IMAP hoặc MAPI, thì tất cả email của bạn sẽ ở trên máy chủ và được tải xuống tự động.
Sự khác biệt quan trọng giữa các tệp PST và OST là nội dung của tệp PST chỉ có sẵn trong tệp đó. Tuy nhiên, nội dung OST cũng có sẵn trên máy chủ email của bạn và bất kỳ thiết bị nào khác mà bạn sử dụng để truy cập tài khoản email của mình.
Khi nào bạn cần đến chúng?
Trong hầu hết các trường hợp, bạn không phải lo lắng về các tệp PST và OST. Bạn có thể sẽ không nhìn thấy hoặc truy cập chúng trực tiếp trừ khi bạn tìm kiếm chúng.
Chúng chỉ thực sự quan trọng nếu bạn đang di chuyển dữ liệu sang một máy tính mới hoặc muốn lưu trữ email của mình. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản email POP3, bạn phải sao chép tệp PST sang máy tính mới rồi nhập tệp đó vào Outlook, nếu không bạn sẽ mất tất cả email của mình.
Nếu bạn sử dụng IMAP hoặc MAPI, bạn chỉ cần biết kích thước hộp thư của mình trên máy chủ thư. Nếu bạn đã đạt đến kích thước tối đa và muốn giữ lại tất cả các email của mình, bạn sẽ phải xuất một đoạn mã của chúng sang tệp PST, sau đó xóa chúng khỏi máy chủ email của mình.
Bạn vẫn có thể xem những email này nếu nhập tệp PST vào Outlook, nhưng chúng sẽ không còn nằm trên máy chủ email của bạn nữa.
