Tất cả các doanh nghiệp—dù lớn hay nhỏ—đều cần nền tảng cộng tác và lưu trữ đáng tin cậy để hoạt động hiệu quả. Mặc dù bạn có nhiều lựa chọn tốt cho cả hai, nhưng thật khó để tìm được một nền tảng cung cấp cả hai chức năng dưới một mái nhà.
Hãy tham gia Zoho WorkDrive, một nền tảng cộng tác và lưu trữ đám mây giúp hợp lý hóa dữ liệu của bạn bằng cách cung cấp cho chúng các công cụ cộng tác và lưu trữ đám mây an toàn ở cùng một nơi.
Hãy cùng khám phá chi tiết Zoho WorkDrive và tìm hiểu điều gì khiến Zoho WorkDrive trở thành nền tảng cộng tác và lưu trữ tệp tuyệt vời.
Zoho WorkDrive là gì?
Zoho WorkDrive là nền tảng cộng tác và lưu trữ tệp dựa trên đám mây cho phép các nhóm dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và làm việc cùng nhau trên các tệp trong thời gian thực.
Nó được ra mắt để thay thế cho Zoho Docs vài năm trước nhằm đóng vai trò là nền tảng lưu trữ cơ bản cho bộ ứng dụng văn phòng và năng suất. Và trong thời gian này, một số thay đổi đã được thực hiện đối với nền tảng.
Phần mới nhất có dạng WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 mang đến một loạt tính năng mới trên nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm giao diện người dùng, quản trị dữ liệu, tích hợp bên thứ ba, v.v., để theo kịp nhu cầu ngày càng tăng của môi trường làm việc kết hợp.
Zoho WorkDrive có sẵn trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn.
Zoho WorkDrive có thể giúp gì cho bạn?
Là một nền tảng cộng tác và quản lý tệp, Zoho WorkDrive cho phép bạn làm được nhiều việc hơn là chỉ lưu trữ tệp. Điều này có thể thực hiện được nhờ vào bộ tính năng đa dạng của nó, bao gồm:
Hợp tác nhóm
Một trong những điều tốt nhất về WorkDrive là cộng tác nhóm. WorkDrive thực hiện việc này bằng cách sử dụng Thư mục nhóm, cho phép các thành viên trong nhóm tải tài liệu lên một thư mục duy nhất để cung cấp chúng cho mọi người trong nhóm cùng một lúc. Bằng cách này, người dùng không phải gửi từng tệp qua email và liên hệ với mọi người sau này.
Tương tự, nếu ai đó trong nhóm thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bất kỳ tệp nào trong Thư mục nhóm, WorkDrive sẽ thông báo cho mọi người về điều tương tự thông qua các thông báo, để họ luôn cập nhật các thay đổi và không phải kiểm tra dung lượng thường xuyên. sau đó tự mình tích cực.
Như một cách để sắp xếp tất cả các tệp và tài liệu dự án, WorkDrive cho phép quản trị viên không gian làm việc tạo các thư mục con bên trong Thư mục nhóm. Đó là thứ mà các tổ chức lớn có thể tận dụng tốt nhất để phân loại tệp theo bộ phận. Quản trị viên cũng có thể đặt quyền truy cập cho từng thành viên trong nhóm để giới hạn quyền truy cập của họ vào nội dung của thư mục.
Cuối cùng, mọi không gian làm việc WorkDrive đều có Thùng rác trong Thư mục nhóm để giữ an toàn cho tất cả các tệp và tài liệu. Như vậy, bất cứ khi nào ai đó trong nhóm xóa một tệp hoặc thư mục, nó sẽ chuyển vào Thùng rác. Bằng cách này, có một tùy chọn để khôi phục nó nếu cần sau này hoặc khi ai đó trong nhóm vô tình xóa nó ngay từ đầu.
Truy cập vào Bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ của Zoho
Khi các nhóm đăng ký WorkDrive, họ cũng có quyền truy cập vào Zoho Office Suite. Zoho Office Suite là bộ công cụ hỗ trợ các nhóm làm việc văn phòng. Nó bao gồm ba công cụ: Writer, Sheet và Show. Cả ba đều cung cấp giao diện rõ ràng và dễ sử dụng, đồng thời cung cấp nhiều mẫu khác nhau để tăng tốc công việc và làm việc ngay cả khi bạn ngoại tuyến.
Ngoài ra, mỗi công cụ còn cung cấp một số chức năng hữu ích khác, như chế độ viết tập trung trong Zoho Writer, các chức năng tùy chỉnh và xác định trước trong Zoho Sheet, cũng như các tùy chọn thiết kế và hoạt ảnh khác nhau trong Zoho Show.
Kết hợp với WorkDrive, điều này không chỉ hỗ trợ các nhóm thực hiện các công việc văn phòng mà còn giúp họ lưu giữ các tệp của mình ở một vị trí. Do đó, các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trong thời gian thực dễ dàng hơn, thu thập phản hồi và xuất bản tác phẩm của họ cho mọi người trong nhóm xem.
Không gian làm việc cộng tác
WorkDrive đưa trải nghiệm cộng tác lên một tầm cao mới. Nó cung cấp cho bạn khả năng xây dựng một không gian làm việc cộng tác nơi bạn có thể làm việc với đồng nghiệp mà không cần mời họ vào Thư mục nhóm. Tương tự, nó cũng đơn giản hóa việc chia sẻ tệp với các cá nhân hoặc nhóm khác trên nền tảng, từ đó giúp việc cộng tác hiệu quả hơn.
Vì nhiều người có thể làm việc trên một tệp cùng lúc nên có thể tạo ra nhiều bản sao của cùng một tệp. Điều này có thể khiến việc xác định tệp gốc trở thành một quá trình đầy thử thách và tẻ nhạt. Nhưng may mắn thay, WorkDrive hỗ trợ lịch sử phiên bản nên các thành viên trong nhóm có thể truy cập tất cả các phiên bản khác nhau của tệp, so sánh chúng và hoàn nguyên về phiên bản trước đó khi được yêu cầu mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Cùng với điều này, một tính năng hữu ích khác giúp trải nghiệm cộng tác trên nền tảng tốt hơn là giám sát hoạt động. Bằng cách sử dụng tính năng này, trưởng nhóm có thể dễ dàng kiểm tra mọi thứ diễn ra trong không gian làm việc của họ để theo dõi tiến trình. Hơn nữa, các hoạt động có thể được kiểm tra chi tiết thông qua các bộ lọc để xem thêm thông tin chi tiết có giá trị.
Đối với những lúc các thành viên trong nhóm cần thảo luận về điều gì đó hoặc chia sẻ phản hồi về tệp hoặc tài liệu, tính năng phản hồi của WorkDrive (được gọi là Chú thích Tệp) có thể hữu ích. Với điều này, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ suy nghĩ của mình về một ý tưởng hoặc để lại phản hồi dưới các tệp hoặc tài liệu thông qua nhận xét theo ngữ cảnh.
Công cụ quản lý dữ liệu
Zoho WorkDrive hỗ trợ hơn 220 định dạng tệp. Vì điều này bao gồm khá nhiều định dạng tệp nên nó đảm bảo không có bất kỳ vấn đề tương thích nào trên nền tảng, vì vậy các nhóm có thể xem trực tiếp các tệp trong không gian làm việc hoặc tải lên những tệp họ muốn mà không cần phải chuyển đổi chúng trước.
Để giúp việc khám phá và tìm kiếm tệp trên nền tảng trở nên dễ dàng, WorkDrive cung cấp cho bạn tùy chọn tìm kiếm tệp theo tên, người tạo hoặc từ khóa trong tài liệu. Tương tự, nó cũng hỗ trợ OCR và phát hiện đối tượng, cho phép bạn định vị hình ảnh và tài liệu được quét trong không gian làm việc bằng cách chỉ cần nhập từ khóa vào chúng.
Ngoài ra, còn có tùy chọn phân loại tệp trong Thư mục nhóm. Điều này cho phép bạn sắp xếp các tập tin và tài liệu của mình để giúp mọi người trong nhóm dễ dàng tìm thấy chúng.
Làm việc với những người bên ngoài nhóm của bạn
Nếu nhóm của bạn làm việc với các doanh nghiệp khác, bạn có thể muốn cho khách hàng thấy tiến trình của mình để cập nhật cho họ hoặc lấy ý kiến của họ về điều gì đó.
WorkDrive khiến việc này trở nên cực kỳ dễ dàng. Nền tảng này cho phép bạn nhanh chóng tạo liên kết bên ngoài đến tệp bạn muốn chia sẻ. Để đảm bảo nỗ lực cộng tác này được an toàn và bảo mật dữ liệu của bạn, công cụ này cho phép bạn bảo mật từng liên kết bạn gửi đi bằng quyền truy cập độc lập, ngày hết hạn và mật khẩu. Về cơ bản, nó cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát các liên kết của mình và cho phép bạn quyết định những gì người dùng tham gia không gian làm việc của bạn có thể và không thể truy cập hoặc làm.
Tương tự, “Người dùng khách hàng” của WorkDrive có thể cho phép bạn mời khách hàng bên ngoài hoặc đối tác vào nhóm của mình. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn các bên liên quan xem xét hoặc cộng tác trên một dự án trong một khoảng thời gian ngắn.
Phân tích nâng cao
Khi làm việc với các nhóm lớn, bạn muốn biết một số số liệu thống kê nhất định về không gian làm việc của mình. Trên WorkDrive, bạn có quyền truy cập vào tất cả số liệu thống kê như vậy cùng với các báo cáo về mọi thứ diễn ra trong không gian làm việc của bạn ở cùng một nơi.
Vì vậy, ví dụ: nếu bạn là quản trị viên không gian làm việc, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thời điểm tệp được cập nhật, dự án đang sử dụng bao nhiêu dung lượng lưu trữ và dung lượng trống có sẵn.
Truy cập tệp không bị gián đoạn
Zoho WorkDrive có sẵn trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn và nó giúp đồng bộ hóa tất cả các tệp và thư mục trên các thiết bị của bạn. Điều này cho phép bạn làm việc trên một thiết bị và tiếp tục nơi bạn đã dừng lại trên một thiết bị khác.
Ngoài ra, nền tảng này cũng đồng bộ hóa các tệp và thư mục của bạn với máy tính để bàn, do đó bạn có thể làm việc ngay cả khi ngoại tuyến và sau đó đồng bộ hóa các thay đổi khi bạn trực tuyến.
Các gói và giá của Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive cung cấp ba gói: Người mới bắt đầu, Nhóm và Doanh nghiệp.
- Người khởi xướng: $2.5 (140 Rs) mỗi người dùng mỗi tháng; bộ nhớ bắt đầu ở mức 1TB cho mỗi nhóm với giới hạn tải lên tệp là 1GB
- Đội: $4.5 (275 Rs) mỗi người dùng mỗi tháng; 3TB cho mỗi nhóm dung lượng lưu trữ và giới hạn tải lên tệp 5GB
- Việc kinh doanh: $9 (550 Rs) mỗi người dùng mỗi tháng; dung lượng lưu trữ 5TB mỗi nhóm với giới hạn tải lên tệp 50GB
Mỗi gói cung cấp tất cả các tính năng quản lý và lưu trữ tệp cơ bản. Nhưng khi bạn lên cấp cao hơn, nó sẽ mở khóa quyền truy cập vào một số cấp độ bổ sung. Thủ tục thanh toán Các gói WorkDrive để có cái nhìn toàn diện về sự khác biệt giữa cả ba gói và chọn gói phù hợp cho tổ chức của bạn.
Ngoài ra, khi dung lượng lưu trữ được cung cấp không đủ, Zoho có các tùy chọn lưu trữ bổ sung có thể được mua riêng.
Zoho cung cấp cho người dùng mới thời gian dùng thử miễn phí 15 ngày với quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng của WorkDrive. Với bản dùng thử này, các cá nhân và nhóm có thể thử nghiệm và khám phá dịch vụ để xác định xem dịch vụ đó có đáp ứng yêu cầu của họ hay không, sau đó đăng ký gói phù hợp.
