Google Sheets là phiên bản Excel trực tuyến miễn phí rất hữu ích để chia sẻ, chỉnh sửa nhanh chóng và bảng tính dễ dàng. Các trang tính hoạt động theo cách tương tự như trong Excel và trông khá giống nhau. Đây là một tin tuyệt vời cho những ai quen thuộc hơn với Excel và không mất nhiều thời gian để có được Google Sheets. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets và đã biết cách thực hiện trong Excel, quy trình này gần như giống hệt nhau.
Một trong những công cụ bảng tính mạnh mẽ hơn là danh sách thả xuống. Bạn có thể biến một bảng tính đơn giản thành một bảng câu hỏi tương tác, biểu mẫu phản hồi của khách hàng hoặc bất cứ điều gì bạn thích với hộp thả xuống khi chúng cho phép nhập động từ bất kỳ ai bạn cho phép truy cập.
Tạo danh sách thả xuống Google Sheets
Tạo một bảng có chứa tất cả dữ liệu bạn cần bao gồm. từ:
- Chọn các ô bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng phím Shift hoặc Ctrl. Để tạo menu thả xuống trong một cột hoặc vai trò; bấm vào tiêu đề (cột A hoặc hàng 1 ví dụ) và toàn bộ phần sẽ được tô sáng.
- Bấm vào tab Dữ liệu, sau đó Xác thực hoặc bấm chuột phải vào các ô đã chọn và bấm Xác thực dữ liệu.
- Nếu bạn đã chọn phạm vi ô thích hợp; điều này sẽ được tự động điền vào khu vực tế bào. Bạn có thể thay đổi phạm vi ở đây nếu bạn cần.
- Bên cạnh "Tiêu chí", bạn có thể lọc "Danh sách từ một phạm vi" và các tùy chọn khác như
- Chọn thủ công dữ liệu bạn muốn hiển thị trong hộp danh sách ở đây và nhấp vào "OK".
- Thêm văn bản trợ giúp và thông tin lỗi nếu bạn muốn và nhấp vào "Lưu".
- Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện trong ô bạn đã nhập theo các bước 3. Điều này được hiển thị như một biểu tượng mũi tên nhỏ.
Như bạn có thể thấy, việc tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets dễ dàng hơn nhiều so với trong Excel!
Nếu bạn đang tạo một bảng hướng tới khách hàng, có thể hữu ích khi tạo một bảng thứ hai chứa dữ liệu bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống. Điều này giữ cho bảng chính sạch sẽ và gọn gàng và tách người dùng khỏi dữ liệu càng nhiều càng tốt.
- Tạo chế độ khách hàng của bạn 1 và một chiếc lá khác 2 cho dữ liệu.
- Chọn các ô bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng phím Shift hoặc Ctrl trên trang tính 2.
- Bấm vào tab Dữ liệu, sau đó Xác thực hoặc bấm chuột phải vào các ô đã chọn và bấm Xác thực dữ liệu.
- Thêm tọa độ ô (nếu cần) vào vùng trang tính 1 nơi bạn muốn thả xuống của bạn xuất hiện. Điều này có lẽ sẽ bên cạnh câu hỏi yêu cầu câu trả lời.
- Chọn Tạo danh sách từ phạm vi và sau đó là ô nhỏ bên cạnh.
- Chọn thủ công dữ liệu bạn muốn hiển thị trong hộp danh sách ở đây và nhấp vào "OK".
- Thêm văn bản trợ giúp và thông tin lỗi nếu bạn muốn và nhấp vào Lưu.
- Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện trong ô trên trang tính 1 bạn đã đi vào các bước 3.
- Bảo vệ lá 2 bằng cách chọn Dữ liệu và sau đó Bảo vệ Trang tính.
- Điền vào biểu mẫu bên phải bằng cách đặt tên, chọn Trang tính 2 bằng cách chọn Trang tính thay vì Phạm vi và Trang tính 2 từ danh sách thả xuống. Sau đó đặt quyền và nhấp vào Lưu.
Thêm màu vào danh sách thả xuống
Một trong những điều tuyệt vời về Google Sheets là khả năng tùy chỉnh bảng tính của bạn. Ví dụ; nếu có gì đó khẩn cấp, bạn có thể mã hóa màu cho các ô màu đỏ. Dưới đây là cách thực hiện danh sách thả xuống:
- Điều hướng đến mũi tên thả xuống và nhấp vào nó.
- Từ menu xuất hiện; Cuộn xuống và chọn "Định dạng có điều kiện."
- Một cửa sổ bật lên xuất hiện ở phía bên phải của Google Sheets – Ở góc dưới bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng mục tiêu; bấm vào nó
- Chọn từ các tùy chọn màu có sẵn.
- Nhấp vào "Xong"
Menu này cũng cung cấp cho bạn một số tính năng khác như; Chữ in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bạn cũng có thể thêm quy tắc khác hoặc chọn thang màu nếu muốn.
Xóa hoặc chỉnh sửa danh sách thả xuống hiện có
Để cập nhật hoặc xóa menu thả xuống, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn các hàng hoặc cột tương quan.
- Nhấp vào "Dữ liệu"
- Nhấp vào "Xác thực dữ liệu"
- Thay đổi hoặc nhấp vào "Xóa xác thực" để xóa menu thả xuống.
- Nhấp vào "Lưu"
Google Sheets của bạn có thể là một tài liệu liên tục phát triển, vì vậy tùy chọn này giúp bạn dễ dàng cập nhật danh sách thả xuống của mình.
Xử lý sự cố Google Sheets
Một số người dùng đã gặp sự cố với trình đơn thả xuống Google Sheets. Có nhiều lý do cho việc này. Khi bạn chia sẻ tài liệu Google với người khác, có một số quy tắc và hướng dẫn để đảm bảo rằng người nhận có thể tương tác với danh sách thả xuống của bạn.
Chỉ đọc
Google Sheets sẽ không cho phép người khác tương tác với tài liệu nếu nó ở trạng thái "Chỉ đọc". Điều này có nghĩa là họ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi. Để đảm bảo rằng những người khác có thể sử dụng danh sách thả xuống của bạn, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.
- Đặt tên cho trang tính của bạn nếu được nhắc và nhấp vào "Xong" ở góc dưới bên trái của cửa sổ bật lên.
- Nhập thông tin liên lạc của những người bạn chia sẻ tài liệu với.
- Nhấp vào biểu tượng bút chì bên phải.
- Chọn "Có thể chỉnh sửa" từ menu.
- Nhấp vào "Xong."
Đây là vấn đề phổ biến nhất với việc chia sẻ Google Sheets. Bằng cách thực hiện chuỗi các bước ngắn này, bạn nên đảm bảo rằng người nhận của bạn có quyền truy cập đầy đủ vào tài liệu và các tính năng của nó.
Có thể tìm thêm trợ giúp cho Google Sheets tại Biên tập tài liệu giúp trang web ở đây.
