Nếu bạn thấy mình phải gõ đi gõ lại cùng một email hoặc email tương tự thì có lẽ bạn đang thiếu thứ gì đó.
Ví dụ: nếu bạn gửi bản tin hàng tuần cho một số người, lời nhắc, báo cáo tiến độ hoặc bản ghi nhớ nội bộ tại nơi làm việc của bạn, việc viết lại cùng một email hoặc sao chép và dán có thể là công việc tẻ nhạt.
Bạn có thể thiết kế các mẫu email mà bạn có thể sử dụng thay thế. Về cơ bản, một mẫu email được viết sẵn mà bạn chỉ cần thay đổi một vài chi tiết trước khi gửi nó cho những người khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Trong Gmail, có một tính năng gọi là Câu trả lời soạn trước cho phép bạn tạo và lưu các mẫu email này để bạn có thể truy cập chúng nhanh chóng khi có nhu cầu.
Trước khi bắt đầu sử dụng câu trả lời soạn trước, bạn cần kích hoạt tính năng này từ phòng thí nghiệm của Gmail.
Cách kích hoạt câu trả lời soạn trước:
Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn. Nhấp vào biểu tượng răng cưa và chọn ‘cài đặt’ để mở trang cài đặt Gmail. Trên trang cài đặt, nhấp vào Phòng thí nghiệm.
Trên trang Labs, sử dụng hộp tìm kiếm để tìm kiếm ‘Phản ứng đóng hộp‘. Khi bạn tìm thấy nó, hãy kích hoạt nó. Sau khi tính năng Câu trả lời soạn trước được bật, bạn có thể bắt đầu tạo mẫu email của mình.
Cách tạo mẫu thư:
Giờ đây, tính năng Câu trả lời soạn trước đã được bật, chúng ta có thể bắt đầu sử dụng tính năng này để tạo mẫu email cho các tình huống khác nhau.
Bắt đầu soạn một email mới. Trên trang email mới, có một mũi tên nhỏ hướng xuống dưới ở phía dưới cùng bên phải của trang. Bấm vào nó để xem thêm tùy chọn. Trong số các tùy chọn này có ‘Câu trả lời soạn trước’. Hãy di chuột qua đó và bạn sẽ thấy một số mẫu có sẵn cũng như tùy chọn để tạo Câu trả lời soạn trước mới.
Nhấp vào ‘Câu trả lời soạn trước’ mới và làm theo hướng dẫn trên màn hình để tạo mẫu của bạn.
Lần tới, bạn sẽ được yêu cầu gửi email đảm bảo một trong các mẫu của mình (câu trả lời soạn trước), chỉ cần truy cập trang soạn thư, nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải, mở câu trả lời soạn trước, chọn câu trả lời soạn trước (mẫu) ) bạn muốn và tiến hành gửi hoặc Edit mẫu rồi gửi.
Lưu ý: Khi tạo mẫu, bạn có thể muốn đặt các phần bạn cần thay đổi vào In đậm để bạn không quên. ví dụ: tên, ngày, số lượng, v.v.
