Khi bắt tay vào một dự án, điều quan trọng là phải chia nhỏ các bước sẽ tạo hiệu ứng cho nó một cách có phương pháp. Tổng quan này sẽ cho phép chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn các nhiệm vụ và xác định tốt hơn các giải pháp để thực hiện dự án. Một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cấu trúc các giai đoạn của dự án là phương pháp WBS (Cấu trúc phân chia công việc). Nguyên tắc của nó rất đơn giản: chia nhỏ tất cả các công việc của dự án thành các bước đơn giản và ngắn gọn. Nhờ nguyên tắc này, chúng tôi kiểm soát được khối lượng công việc, vì mỗi bước đều nhanh chóng, dễ ước tính và lập kế hoạch hơn. WBS mô tả mục tiêu cuối cùng, không phải phương tiện để đạt được mục tiêu đó.
Ban đầu được tạo ra bởi Bộ Quốc phòng Mỹ, để tạo ra tên lửa POLARIS (tên lửa đầu tiên có đầu đạn hạt nhân), WBS đã được NASA trình bày vào năm 1962, cơ quan này đã viết một bài báo về phương pháp này.
Phương pháp WBS dựa trên một số quy tắc cơ bản:
quy tắc 100%, các yếu tố độc quyền, sự khéo léo của phân tích, sơ đồ không cần phải đối xứng, các sản phẩm phân phối được ưu tiên hơn các hành động.
WBS được sử dụng từ khi bắt đầu dự án và tiếp tục được sử dụng cho đến khi kết thúc dự án.
Quy tắc 100%
Người ta coi rằng khi một dự án được thực hiện, tổng số các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành nó thể hiện bằng tổng số bằng 100%. Ở mỗi giai đoạn của lược đồ, tổng số nhiệm vụ sẽ luôn bằng 100%. Thật vậy, không thể đạt được hơn 100% bằng cách thêm các nhiệm vụ khác, vì phương pháp WBS loại trừ tất cả các nhiệm vụ không liên quan trực tiếp đến dự án.
Các yếu tố độc quyền
Mỗi đơn vị phải là độc quyền và tương ứng với một cấp phân cấp: dự án mẹ, nhiệm vụ con và nhiệm vụ con.
Nhiệm vụ tương tự không được tìm thấy trong một số nhánh khác nhau của sơ đồ. Quy tắc này tránh lặp lại một nhiệm vụ một cách không cần thiết 2 và cho phép mỗi nhóm xem nhiệm vụ của họ.
Độ mịn của cắt
Mỗi dự án yêu cầu độ mịn cắt khác nhau và không phải lúc nào cũng dễ dàng xác định được mức độ chính xác cần được áp dụng cho dự án của bạn. Nguyên tắc cơ bản cần nhớ là: mỗi đơn vị phải được liên kết với khối lượng công việc mà nó yêu cầu, chi phí và các nguồn lực cần thiết để thực hiện nó.
Khi bạn đạt được một khả năng có thể phân phối mà bạn có thể định lượng rất chính xác, từng bước một, điều đó có nghĩa là bạn đã phân chia đủ dự án, theo phương pháp WBS.
Sơ đồ không nhất thiết phải đối xứng
Mỗi nhánh của WBS không nhất thiết phải có cùng số cấp với các nhánh khác. Như quy tắc độ mịn cắt chỉ ra, ngay sau khi bạn đạt đến mức độ cắt đủ chính xác để định lượng, độ sâu cắt sẽ dừng lại.
Tất cả các nhánh không cần cùng một mức độ phân tách để có thể mật mã một cách chính xác, và WBS hoàn toàn có thể không đối xứng.
Deliverables tốt hơn hành động
Để có được sự linh hoạt trong quá trình thực hiện từng nhiệm vụ, điều quan trọng là phải xác định các đơn vị ở dạng các sản phẩm được cung cấp, chứ không phải các nhiệm vụ được thực hiện để đạt được các sản phẩm này. Cách nhìn nhận sự việc này giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về dự án, bằng cách xem xét nó trực tiếp dưới dạng kết quả.
